一、材料形成与积累

(一)学校各院、系、所、中心、部、处、集团、馆、工会、团委和直属部门，均为立卷部门。

(二)各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围(《各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》、《名人人物档案归档范围与归档要求》)，预先编制文件材料收集类目。

(三)各立卷部门档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的文件和随文产生的材料一并交送党办、校办存放。

二、立卷分工

(一)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(二)以党委、学校名义的发文，由各承办部门立卷归档。

(三)党委和学校召开的各类代表大会，以及由职能部门以党委、学校名义召开的全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

(四)校内各行政部门的工作计划、总结、报告由校办立卷归档。党委各部、委、分党委、各总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告由党办立卷归档。

(五)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档。

(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其它部门。

三、整理组卷

(一)在平时积累的基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料；调整检查每组文件是否齐全、完整。

(二)将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。

1．分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

2．分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。

3．分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

(三)以问题为主进行立卷组合

如：会议文件，按会议的届次组合；

非诉讼案件材料，按立卷问题或按人组合；

统计、报表、名册等，按照名称组合；

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合；

简报按名称或期号组合。

(四)卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如：批复在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列。

(五)对破损文件材料进行修补。

(六)草拟案卷标题。(注：各立卷部门档案人员在完成上述步骤后，需通知档案馆人员检查质量，符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。)

(七)编页号。

1．卷内目录、备考表、办文单均不编页号；

2．卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

3．页号应用黑色号码机敲出，起始号为1；

4．页号位置标在每页材料非装订线一侧下角。

(八)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。

1．序号：以卷内文件排列先后顺序，附件不编序号；

2．文件编号：文件制发机关的发文字号；

3．责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者；

4．题名：即文件标题，一般照实抄录。自拟标题，外加“[]”号；

5．日期：文件的形成时间，如2001．10．10

6．页次：卷内每份文件起止之页的编号。

(九)填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充等情况，以件为保管单位的案卷备考表应注明卷内文件件数、页数；

2．立卷人：各部门档案人员签名；

3．检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；

4．立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

(十)装订：

采用三孔一线法，一般不超过200页(2CM的厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

(十一)填写案卷封面。

1．归档单位：立卷部门全称；

2．案卷标题：应简明确切，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，拟写标题名不超过50字；

3．起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期；

4．保管期限：依据保管期限，确定案卷的保管期限(永、长、短)。

四、归档验收

(一)归档时间：党、政档案应在次年6月底前归档。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方应当面检查。档案馆根据有关规范进

行验收。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。