一、预立卷(材料的形成与积累)
(一)研究生部及有关教学部门参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》制定文件材料预立卷类目。
(二)部门档案人员,随时将办理完毕的文件材料按预立卷类目分类存放。研究生学位评审材料和论文按人积累材料。
(三)档案馆随时了解、督促、检查立卷部门的文件材料积累情况。
(四)归档的教学文件材料必须字迹工整、格式规范、签字手续完备。
二、整理组卷
(一)归档文件材料是原件或计算机打印件。
(二)在平时积累的基础上,按归档范围、案卷类目分别组卷,并检查文件材料是否完整、准确。
(三)原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可以分别组成若干卷,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少者按不同内容组成薄卷。注意分清学年度,不可混年度立卷。如同一年度的研究生入学试题数量多时可按春秋二次招生组卷。
(四)卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后。
(五)草拟案卷标题。
(注:立卷部门的档案人员在完成上述步骤后,需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量,包括文件材料的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作,以免不必要的返工。)
(六)拆掉卷内材料金属物,对破损的文件材料应进行修补。
(七)编页号。
(1)卷内目录、备考表均不编页号。
(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。
(3)页号应用黑色号码机敲出,起始号为1。
(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。
(八)打印卷内目录。
卷内目录位于卷内文件之前。必须用打印件。
(1)序号:以卷内文件排列先后顺序打印,附件不编序号。
(2)文件编号:文件制发机关的发文字号。
(3)责任者:为形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
(4)题名:为文件材料标题的全称。
(5)日期:为文件材料的形成日期,如:2001.10.10
(6)页次:为卷内每份文件材料起止之页的编号。
(九)填写卷内备考表。
卷内备考表位于文件之后,必须用碳素墨水填写。
1.本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充等情况,以件为保管单位的案卷,
备考表应注明卷内文件件数、页数。
2.立卷人:部门档案人员签名。
3.检查人:由立卷部门分管档案工作的负责人检查并签名。
4.立卷时间:填写立卷的时间,年、月、日。
(十)装订
采用三孔一线法,一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹,须进行贴边处理。
(十一)书写案卷封面。
1.案卷题名:应简明、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。案卷题名一般不超过50字。
2.归档单位:研究生部。
3.起止日期:填写卷内文件材料的起止日期。
4.保管期限:填写其划定的保管期限。
三、归档验收
(一)归档验收:研究生部档案人员与档案馆人员办理交接手续时,交接双方当面检查,档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求者,档案馆不予接收,并要求限期改正。
(二)移交手续:档案移交档案馆时,须办理档案交接手续。
(三)归档时间:研究生学位、学籍档案应在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)的当年年底前一次性归档。其它材料应在次年6月底前一次性归档。