一、预立卷(材料的形成与积累)
(一)教务处及各院、系根据教学文件材料形成规律,参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》编制文件材料预立卷类目。
(二)部门档案人员随时将办理完毕的文件,按文件材料预立卷类目分类存放。
(三)各院系学籍类文件材料以学生毕业时的年度“届”为单位积累。
(四)档案馆随时了解、督促、检查档案人员做好文件材料的积累工作。
(五)归档的教学文件材料必须字迹工整,格式一致,签字手续完备。
二、整理组卷
(一)在平时积累的基础上,按档案材料类型分别组卷。
(二)原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可以分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者,按不同内容分别组成薄卷。注意分清年度,不可混年立卷。
如:教学质量评奖材料数量多时可分别组成若干卷。
教材文件即使数量不多也应按年单独立卷。
(三)卷内密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。
(四)拟写案卷标题。
(注:档案人员在完成上述步骤后,需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量,包括文件材料的齐全完整度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作,以免不必要的返工。)
(五)卷内材料一律拆除金属物,对破损的文件材料应进行修补。
(六)编页号。
(1)卷内目录、备考表均不编页号。
(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。
(3)页号应用黑色号码机敲出,起始号为1。
(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。
(七)打印卷内目录。
卷内目录位于卷内文件之前。必须用打印件。
(1)序号:以卷内文件排列先后顺序打印,附件不编序号;
(2)文件编号:文件制发机关的发文字号;
(3)责任者:为形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者;
(4)题名:为文件材料标题的全称;
(5)日期:为文件材料的形成日期,如:2001.10.10;
(6)页次:为每份文件材料标注起止页号。
(八)填写卷内备考表。
卷内备考表位于文件之后,必须用碳素墨水填写。
1.本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充等情况,以件为保管单位的案卷,
备考表应注明卷内文件件数、页数。
2.立卷人:部门档案人员签名。
3.检查人:教务处、院、系、分管档案工作的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。
4.立卷时间:填写立卷的时间,年、月、日。
(九)装订
采用三孔一线法,一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹,须进行贴边处理。
(十)填写案卷封面。
1.案卷题名:应简明、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。
如:江南大学××学院××专业(本/专)科××级×班学生学籍卡、成绩卡
2.归档单位:立卷部门全称。
3.起止日期:填写卷内文件材料的起止日期。
4.保管期限:填写其划定的保管期限。
三、归档验收
(一)归档时间:按自然年度归档的教学管理类文件材料在次年6月底以前归档,其它文件材料在完成一个培养周期(即一届学生)从入学到毕业当年年底前一次性归档。
(二)归档验收:移交档案时,交接双方当面检查,档案馆根据有关规定进行验收,凡不符合要求的,档案馆不予接收,并限期改正。
(三)移交手续:档案移交档案馆时,双方须办理档案交接手续。