一、预立卷(材料的形成与积累)

科技产业处档案人员及课题组科研秘书负责科研文件材料的形成、积累、归档工作。归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》。归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

科研课题鉴定工作由科技产业处归档。鉴定前，课题组负责人应填写《科研课题归档材料审核表》送交档案馆审定、盖章、给予档号，登记备案。待鉴定工作结束后，将此表鉴定证书、鉴定材料等移交档案馆归档保管。

二、整理组卷(立卷)

(一)在平时积累组卷的基础上，按照归档范围调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。

(二)科研管理部分的文件材料，归入科研综合(KYll)，文件按问题、年度或程序排列，将文件按其内容所反映的问题分开。

一般文件按文件形成年度。

跨年度的请示和批复，归入批复年度；

跨年度的规划、计划，归人文件内容针对的第一个年度；

跨年度的总结、报告，归人文件内容针对的最后一个年度；

跨年度的会议文件，归人会议开幕的年度；

法规性文件，归人公布和批准年度。

(三)科研项目文件，按该课题所涉及的学科、专业设置类目(详见《江南大学档案实体分类方案》)

(四)检查卷内文件材料的排列顺序

如：正件在前，附件在后；

印件在前，原稿在后；

批复在前，请示在后。

(五)拆除卷内文件材料的金属物，对破损的材料进行修补。

(六)编页号。

1．卷内目录、备考表均不编页号。

2．卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

3．页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

4．页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

(七)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。

1．序号：以卷内文件排列先后顺序，附件不编序号；

2．文件编号：文件制发机关发文字号；

3．责任者：形成文件单位或主要责任者；

4．题名：即文件标题，一般照实打印。自拟标题，外加“[]”号；

5．日期：文件的形成时间；

6．页次：卷内每份文件起止之页编号。

(八)填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数。

2．立卷人：立卷部门的档案人员签名。

3．检查人：科技产业处分管档案的负责人对由科技产业处立卷归档的档案进行检查并签名。

4．立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

(九)装订。

1．科研管理文件采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm左右)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

2．科研课题文件以件为单位，拆除金属物。用缝纫机车边线。按课题组卷装盒。

(十)填写案卷封面。

1．归档单位：填写江南大学科技产业处或××学院(系)。

2．案卷标题：应简明确切，体式一致。科研管理档案一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。科研课题档案一般包括课题名称、内容。

3．起止日期：填写案卷内科技文件的起止日期。

4．保管期限：依据保管期限，填写其划定的保管期限(永久、长期、短期)。

5．密级：依据保密规定填写。

三、归档验收

(一)归档时间：科研综合文件在次年6月底以前归档。科研项目文件在课题鉴定(结题)验收两个月内归档。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。凡归档不完整齐全者，档案馆不予出具归档证明，科技产业处不予申报成果。

(二)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。