一、预立卷(材料的形成与积累)
产品生产与科技开发部门,根据《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》收集、积累文件材料,归档的主要内容包括综合管理、经营销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。
归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。
二、整理组卷
科技产业集团档案实行部门立卷。档案人员负责将积累的文件材料组卷成册,定期向校档案馆移交。
(一)整理组卷原则
1.产品生产与科技开发管理综合(CPll)档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
2.产品项目(CPl2)档案根据产品销售管理、计划、设计、试制与鉴定、产品生产五个环节文件材料的自然形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,将每个产品项目组成一卷和多卷。反映整个产品项目的关键材料放在首卷,蓝图不装订,底图单独存放。
3.与各产品项目关系密切的管理性文件,应列入产品项目类中组卷。
(二)组卷操作步骤:
1.整理材料
按以上整理组卷三个原则整理文件材料。卷内文件材料整理后要去掉金属物,对破损的材料要修补。
幅面大于卷盒的文件材料以及图纸,按四号图纸规格折叠成手风琴式,底图平放或卷放,严禁折叠。
对于蓝图、底图等不装订的文件材料,要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。
2.编页号。
(1)卷内目录、备考表均不编页号。
(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。
(3)页号应用黑色号码机敲出,起始号为1。
(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。
3.打印卷内目录。
卷内目录位于卷内文件之前,必须用打印件。
(1)序号:用阿拉伯数字从1起依次标注。
(2)文件编号:为文件的文号或图样的图号。
(3)责任者:为文件材料的直接编制部门或主要责任者。
(4)题名:为文件材料标题的全称。
(5)日期:为编制文件材料的年、月、日。
(6)页号:为每份文件材料标注起止页号。
4.填写卷内备考表。
卷内备考表位于文件之后,必须用碳素墨水填写。
(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况,以件为保管单位的案卷,备考表应注明卷内文件件数、页数。
(2)立卷人:立卷单位档案人员签名。
(3)检查人:立卷单位分管档案工作的负责人检查并签名。
(4)立卷时间:填写立卷的时间,年、月、日。
5.装订
采用三孔一线法,一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹,须进行贴边处理。
6.填写案卷封面。
(1)案卷题名:案卷题名应简明确切、体式一致,准确揭示卷内文件材料的内容。
(2)归档单位:填写归档单位全称。
(3)起止日期:填写卷内文件材料的起止日期。
(4)密级:依据保密规则填写。
三、归档验收
(一)归档时间:产品定型鉴定(或验收)后两个月内归档。管理性材料,应在次年6月底前一次性归档。
(二)归档验收:移交档案时,交接双方当面检查。档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求者,限期改正后归档。
(三)移交手续:档案移交档案馆时,双方须办理档案交接手续。