一、预立卷(材料的形成与积累)

设备处的档案人员，根据《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》收集、积累文件材料。归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修五个方面。归档的重点是仪器设备项目(价值5万元以上)各个环节形成的不同载体的文件材料。

二、整理组卷(立卷)

仪器设备文件材料实行部门立卷。设备处的档案人员负责将积累的文件材料组卷成册，定期向学校档案部门移交。

(一)整理组卷原则：

1． 仪器设备管理性材料(SBll)按问题、组卷。要注意密不可分的材料排列顺序：

批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

2．仪器设备项目文件材料(SBl2)，应将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、定购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷。

(二)组卷操作步骤：

1．整理材料。

按以上整理组卷原则整理文件材料。卷内文件材料整理后要去掉金属物，对破损的材料要修补。

对引进设备中专用文件夹可以保持原状。大于卷盒文件材料、图件按四号图纸规格叠成手风琴式。

2．编页号。

(1)卷内目录、备考表均不编页号。

(2)卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

(5)对不装订卷在每件文件加盖有单位档号，页号，立卷日期，保管期限的戳记章。

3．打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前。必须用打印件；

(1)序号：用阿拉伯数字从1起依次标注；

(2)文件编号：为文件的文号或图样的图号；

(3)责任者：为文件材料的直接编制部门或主要责任者；

(4)题名：为文件材料标题的全称；

(5)日期：为编制文件材料的年、月、日；

(6)页次：为每份文件材料标注起止页号。

4．填写卷内备考表。

卷内备考表位于文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数。

(2)立卷人：设备处档案人员签名。

(3)检查人：设备处负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

(4)立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

5．装订

采用三孔一线法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。每卷厚度一般不超过2cm为宜。

6．填写案卷封面。

(1)案卷题名：案卷题名应简明、体式一致，准确揭示卷内文件材料的内容。

(2)归档单位：填写江南大学设备处。

(3)起止日期：填写卷内文件材料的起止日期。

(4)保管期限：填写其划定的保管期限。

三、归档验收

(一)归档时间：设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。管理性材料，应在次年6月底前完成归档任务。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行验收，凡不符合要求的，档案馆不予接收，并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。