一、预立卷(平时归卷)

(一)立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目(类目名称见《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》)。

(二)立卷部门应随时将办理完毕的外事文件，按照预立卷类目名称，分类存放。

二、整理组卷(立卷)

(一)在平时积累归类的基础上，按照归档范围剔除无需归档的文件材料，对照收发文登记，检查每组文件是否齐全、完整。

(二)将文件按年度或问题进行立卷分类。

1．分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

如：上级文件(针对本校外事工作)，归入文件形成年度；

跨年度的请示和批复，归入批复年度；

跨年度的规划、计划、归入文件内容针对的第一个年度；

跨年度的总结、报告、归人文件内容针对的最后一个年度；

跨年度的会议文件，归人会议开幕的年度；

跨年度的国际会议，归入会议批复的年度；

留学生学籍材料，归入结业年度。

2．分问题：将文件按其活动性质分开。

(三)以问题为主进行立卷组合。

如：外事管理和业务活动形成的文件，按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合；

统计、报表、名册等，按照名称组合；

重要国际会议文件，一般一会一卷；

出国进修人员总结，按归国报到时间组合；

留学生学籍材料，按期或名称组合。

(四)检查卷内文件材料是否按重要程度或时间顺序排列。

如：批复在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论性材料在前，依据性材料在后；

一般文件材料按时间顺序排列。

(五)拆除卷内文件材料的金属物，对破损的材料进行修补。

(六)草拟案卷标题。

注：各立卷部门档案人员在完成上述步骤后，需通知档案馆有关人员检查质量，包括文件材料的齐全完整程度、

卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤的操作，以免不必要的返工。

(七)编页号。

1．卷内目录、备考表均不编页号。

2．卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

3．页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

4．页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

(八)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。

1．序号：以卷内文件排列先后顺序，附件不编序号；

2．文件编号：文件制发机关发文字号；

3．责任者：形成文件单位或对文件负有责任的署名者；

4．题名：即文件标题，一般照实打印。自拟标题，外加“[]”号；

5．日期：文件的形成时间；

6．页次：卷内每份文件起止之页的编号。

(九)填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数。

2．立卷人：立卷部门的档案人员签名。

3．检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

4．立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

(十)装订。

采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm左右)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

(十一)填写案卷封面。

1．归档单位：归档单位全称。

2．案卷标题：应简明确切，体式一致，一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，案卷标题一般不超过50个字。

3．卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

4．保管期限：依据保管期限，确定案卷的保管期限(永久、长期、短期)。

三、归档验收

(一)归档时间：外事档案应在次年6月底前归档。

(--)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行验收，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。