各部门、各学院（单位）：

档案工作是学校管理工作的重要组成部分，学校实行文件材料形成部门立卷制度，各单位档案立卷工作是学校档案工作的重要基础。为了加强立卷单位档案工作的制度化、规范化，做好2023年归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

根据学校档案工作要求，凡是本校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属档案范畴。2023年归档的档案主要指2022年度我校形成和处理完毕的各门类文件材料。各单位要根据江南大学各立卷部门档案归档范围，认真做好本单位职能活动中形成的文件材料的收集整理工作，确保文件材料齐全完整。

二、归档要求

1、各单位要高度重视，分管档案工作的领导要认真把好归档材料的审核关，档案员要集中精力、集中时间做好文件材料的整理归档工作，确保各类文件材料齐全完整、整理规范、安全保密、按时移交至学校档案馆。

2、为提高工作效率，确保归档质量，请各单位档案员在立卷前与档案馆相关工作人员联系，在档案馆的指导下进行文件材料的分类整理、文件目录录入及装订等工作，各单位档案员与档案馆工作人员具体联系名单见附表。

三、归档时间

1、党政部门和能按年度归档部门的文件材料在2023年12月31日前归档，之前年度应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

2、教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料在2023年12月31日前归档，之前学年应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

3、科研、基建等部门材料应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档，仪器设备相关材料应在开箱验收后归档。

4、财务处及相关财务单位会计核算材料（凭证、财薄、报表、工资等）在本单位保管一年后在次年的12月31日前归档。

5、学校重要事项形成的材料不受上述归档时间限制，应随时向档案馆移交归档。

各单位档案员如有变动的，请及时告知档案馆，以便档案馆工作人员及时进行业务指导，同时有人员变动的部门也要做好相应的文件材料交接工作，以保证归档工作的按时、顺利完成。档案馆联系电话：85328361，联系人：周红华。

江南大学档案馆

2023年6月1日